Profil Naukowca

Polityka prywatności

Dokument dla pilotażu narzędzia „PROFIL NAUKOWCA” (12.01.2026 – 25.01.2026).

Wersja: 09.01.2026 r.

Serwis: profilnaukowca.net

1) Administrator i podmioty przetwarzające

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach pilotażu jest Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce (pilotaż realizowany w jednostce: Instytut Nauk o Bezpieczeństwie, ul. Uniwersytecka 15, 25-406 Kielce) – zgodnie z dokumentacją pilotażu.
Podmiot przetwarzający / operator techniczny (w zakresie utrzymania i obsługi narzędzia): SMART OBYWATEL (mgr inż. Mikołaj Kabała), ul. Leszczyńska 69B/27, 25-326 Kielce.
Podpowierzenie (subprocesor): na potrzeby utrzymania infrastruktury narzędzia wykorzystywany jest dostawca hostingu Hostinger (zgodnie z dokumentacją pilotażu / DPA).
Kontakt techniczny (w tym zgłoszenia z formularza „Zgłoś uwagi” - przycisk widoczny w profilu wyszukiwanej osoby): profilnaukowca@gmail.com.

Kontakt w sprawach ochrony danych (w tym realizacji praw osób) odbywa się co do zasady przez Administratora (UJK) zgodnie z kanałami wskazanymi przez UJK, w tym przez Inspektora Ochrony Danych UJK (jeżeli dotyczy).

2) Jakie dane przetwarzamy?

W zależności od sposobu korzystania z narzędzia, mogą być przetwarzane m.in.:

Dane konta użytkownika (pracownicy pilotażu): imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, identyfikator/login, rola/uprawnienia. Hasła są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego (hash).
Dane techniczne i bezpieczeństwa w logach (np. data i godzina zdarzenia, adres IP, informacje o przeglądarce/urządzeniu, zdarzenia typu logowanie/wylogowanie/błędy, zdarzenia audytowe).
Dane wprowadzane przez użytkownika w wyszukiwarkach/filtrach (kryteria dopasowań, zapytania, tagi/obszary) oraz w formularzu „Zgłoś uwagi” (treść zgłoszenia i dane identyfikujące zgłoszenie, jeśli zostaną podane).
Listy robocze i eksporty tworzone przez użytkownika w narzędziu (np. listy kandydatów/raporty), ustawienia widoków oraz notatki robocze – jeżeli funkcje są używane.
Pliki przesyłane do analizy (np. PDF) oraz rezultaty analizy – jeśli użytkownik korzysta z funkcji dopasowania PDF. Użytkownik powinien przesyłać wyłącznie materiały niezbędne do celu pilotażu i unikać umieszczania w nich danych zbędnych, w tym danych wrażliwych.
Dane dotyczące naukowców/ekspertów prezentowane w wynikach (np. imię, nazwisko, afiliacja, identyfikatory typu ORCID, metryki i wskaźniki, deskryptory/słowa kluczowe, podstawowe metadane aktywności naukowej) – w zakresie, w jakim są używane do dopasowań i prezentacji wyników. Narzędzie nie jest projektowane do przetwarzania danych wrażliwych (art. 9 RODO) ani danych niejawnych.

3) W jakich celach i na jakiej podstawie?

Realizacja pilotażu, testowanie i ocena działania narzędzia (w tym poprawa jakości dopasowań i stabilności), pomiar KPI i przygotowanie podsumowania pilotażu.
Zapewnienie bezpieczeństwa (autoryzacja, kontrola dostępu, wykrywanie nadużyć, audyt zdarzeń, diagnostyka błędów, kopie bezpieczeństwa).
Obsługa zgłoszeń i komunikacji od użytkowników (formularz „Zgłoś uwagi”, wsparcie techniczne).

Podstawa prawna przetwarzania po stronie Administratora (UJK) zależy od konkretnego procesu i celu, a typowo jest to art. 6 ust. 1 lit. e RODO (zadanie realizowane w interesie publicznym) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – usprawnienie procesów i zapewnienie rozliczalności), zgodnie z dokumentacją pilotażu. Po stronie Procesora (SMART OBYWATEL) przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 28 RODO (DPA) oraz udokumentowanych instrukcji Administratora.

4) Pliki cookies, LocalStorage i analityka

Serwis wykorzystuje mechanizmy sesyjne (cookies) niezbędne do logowania i utrzymania sesji oraz bezpieczeństwa.
Funkcja „Listy robocze” korzysta z LocalStorage w przeglądarce (dane zapisują się lokalnie na urządzeniu). Jeśli komputer jest współdzielony, zaleca się wylogowanie oraz wyczyszczenie danych przeglądarki po zakończeniu pracy.
Jeśli w danej konfiguracji serwisu uruchomiono narzędzia analityczne (np. Google tag / Google Analytics), są one stosowane wyłącznie w zakresie i na zasadach wynikających z konfiguracji serwisu oraz – jeżeli wymagane – po wyrażeniu zgody użytkownika w mechanizmie cookies (z możliwością cofnięcia zgody).

5) Odbiorcy danych

Upoważnieni przedstawiciele Administratora (UJK) oraz operator techniczny (Procesor) – w zakresie niezbędnym do realizacji pilotażu i utrzymania narzędzia.
Dostawca hostingu/infrastruktury: Hostinger – w zakresie utrzymania środowiska technicznego narzędzia (podpowierzenie zgodnie z DPA).
W przypadku wysyłki zgłoszeń: dane z formularza „Zgłoś uwagi” są przekazywane pocztą e-mail na skrzynkę profilnaukowca@gmail.com (dostawca usługi e-mail właściwy dla domeny gmail.com).
Jeśli włączono analitykę – dostawcy narzędzi analitycznych w zakresie wynikającym z konfiguracji i ewentualnych zgód.

6) Okres przechowywania (retencja)

Dane pilotażowe (w tym konta, wyniki i materiały robocze) – co do zasady przez czas trwania pilotażu oraz do 30 dni po jego zakończeniu (na potrzeby rozliczenia KPI, wyjaśnień i ewentualnych korekt).
Wariant przedłużony (opcjonalny): jeśli Administrator (UJK) zaakceptuje kontynuację wsparcia do końca lutego 2026, okres retencji może zostać odpowiednio przedłużony – zgodnie z zasadami z dokumentacji pilotażu (w tym Załącznikiem B), maksymalnie do 14.03.2026 r.
Logi bezpieczeństwa/audytu – co do zasady do 90 dni (chyba że wymagane jest dłuższe przechowywanie w związku z incydentem/wyjaśnieniami lub Administrator wskaże inaczej).
Kopie zapasowe – usuwanie danych następuje poprzez „naturalny” cykl rotacji backupów (np. 30–90 dni), bez odtwarzania danych z kopii, zgodnie z zasadami z dokumentacji pilotażu.
Dane zapisane w LocalStorage (po stronie przeglądarki) są przechowywane do czasu ich usunięcia przez użytkownika (np. wyczyszczenie danych przeglądarki).

Szczegółowe zasady retencji i usuwania danych określają załączniki do dokumentacji pilotażu (w szczególności Załącznik B).

7) Bezpieczeństwo

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w tym m.in.:

kontrola dostępu i uprawnień (konta wyłącznie dla osób wskazanych do pilotażu),
przechowywanie haseł w postaci skrótu kryptograficznego (hash) oraz zasady resetu haseł,
mechanizmy sesyjne i ograniczenia prób logowania,
rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa i diagnostyki (audit/logi),
kopie bezpieczeństwa oraz test odtwarzania (zgodnie z dokumentacją pilotażu),
bezpieczna komunikacja (HTTPS) oraz aktualizacje środowiska.

Dodatkowe zabezpieczenia (np. weryfikacja dodatkowym kodem dla kont pilotażowych, ograniczenia dostępu) mogą zostać wdrożone po uzgodnieniu z UJK – zgodnie z oceną ryzyka.

8) Prawa osób, których dane dotyczą

prawo dostępu do danych i uzyskania kopii,
prawo sprostowania (korekta profilu),
prawo usunięcia lub ograniczenia przetwarzania – w zakresie przewidzianym przepisami,
prawo sprzeciwu – jeśli znajduje zastosowanie (zależnie od podstawy prawnej),
prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

W sprawach ochrony danych (w tym realizacji praw) należy kontaktować się z Administratorem (UJK) zgodnie z kanałami wskazanymi przez UJK. W praktyce korekty profili można też zgłosić poprzez formularz „Zgłoś uwagi” dostępny w narzędziu; zgłoszenie jest przekazywane do obsługi technicznej i służy wsparciu Administratora w sprostowaniu danych.

9) Jak działa „procent zgodności” i dopasowanie tematyczne?

Procent zgodności jest miarą dopasowania tematycznego pomiędzy zapytaniem (lub treścią PDF) a syntetycznym opisem profilu.

Wynik powstaje na podstawie zgodności obszarów, słów kluczowych i deskryptorów tematycznych oraz metadanych aktywności naukowej dostępnych w bazie narzędzia.
Narzędzie ma charakter pomocniczy i nie podejmuje decyzji oraz nie zastępuje oceny merytorycznej – ułatwia jedynie przygotowanie listy wstępnej kandydatów.

Wynik dopasowania może zawierać błędy lub być niepełny (np. z powodu ograniczeń źródeł lub aktualności bazy), dlatego zawsze powinien być weryfikowany przez użytkownika/komisję.

10) Źródła danych o naukowcach i aktualność informacji

Wersja pilotażowa prezentuje dane w formie syntetycznej (deskryptory/obszary/metadane) i nie wyświetla pełnych list publikacji ani zestawień indeksowanych. Wynika to z przyjętej zasady minimalizacji danych oraz ograniczeń w zakresie dalszego udostępniania treści zewnętrznych źródeł. Na życzenie możliwe jest udostępnienie informacji o źródłach referencyjnych dla wskazanych rekordów. Baza danych odzwierciedla stan na IV kwartał 2025. Aktualizacje są wykonywane cyklicznie.

Profile i metryki są budowane w oparciu o legalnie dostępne źródła publiczne i standardowe narzędzia/identyfikatory (np. ORCID, POL-on, RAD-on, DOI, Google Scholar, strony instytutów, repozytoria) – w zakresie przyjętym w pilotażu.

11) Czy narzędzie podejmuje automatyczne decyzje?

Nie. Narzędzie ma charakter rekomendacyjny i raportowy: porządkuje informacje, profiluje tematycznie i pokazuje metryki oraz uzasadnienia dopasowania. Ostateczne decyzje (np. wybór kandydata/recenzenta) podejmują ludzie po stronie UJK.

12) Obowiązek informacyjny przy danych z innych źródeł (art. 14 RODO)

Dane dotyczące naukowców/ekspertów prezentowane w wynikach mogą pochodzić z publicznie dostępnych źródeł, a więc nie są pozyskiwane bezpośrednio od osoby. Informacje o przetwarzaniu są udostępniane w sposób publiczny (niniejszy dokument) oraz w interfejsie narzędzia (m.in. w profilu osoby i przy wynikach), wraz z kanałem zgłaszania korekt.

13) Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli wykorzystywane są usługi dostawców, których infrastruktura lub wsparcie mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. poczta e-mail w domenie gmail.com lub narzędzia analityczne – jeśli włączone), przekazywanie odbywa się zgodnie z mechanizmami prawnymi przewidzianymi w RODO (np. standardowe klauzule umowne) oraz zgodnie z ustaleniami z dokumentacji pilotażu.

Jeśli zauważysz problem lub błąd, skorzystaj z formularza „Zgłoś uwagi” albo napisz na: profilnaukowca@gmail.com.